Sous l’autorité du Directeur du Bureau Régional Multisectoriel pour l’Afrique centrale à Yaoundé, l’encadrement du Coordonnateur de l’Antenne de l’UNESCO à N’Djamena, la supervision générale de l’Administrateur du Bureau régional de Yaoundé et directe de l’Administrateur de N’Djamena, le/la titulaire devra exécuter les tâches suivantes :

• Réceptionner et effectuer un suivi des courriers entrant et sortant de l’Antenne;
• Enregistrement et gestion de la base de données des contacts de l’Antenne ;
• Enregistrement et suivi des absences, voyages en mission et ateliers organisées par l’Antenne ;
• Assurer une gestion rigoureuse du standard téléphonique conformément au protocole approprié (réception des appels entrants, consignation des appels téléphoniques vers les mobiles et à l’international ; Contrôle et test hebdomadaire de toutes les lignes ;
• Maintenance de l’enregistrement des informations dans le système, et notification au IT une maintenance et des réparations régulières ;
• Assurer l’ouverture et la fermeture de l’entrée principale de l’Antenne ;
• Accueillir, identifier, informer, et orienter les visiteurs du Bureau : assistance aux visiteurs en fournissant des instructions et des informations précises concernant l’UNESCO;
• Collecter et effectuer la mise à jour mensuelle des informations du personnel des Nations Unies, garantissant que toutes les données et informations sont correctes et exactes ;
• Effectuer la mise à jour de la liste téléphonique de la Maison des Nations Unies et de l’annuaire des Nations Unies, des adresses du gouvernement, des organisations internationales, des ambassades et des ONG et d’autres contacts importants ;
• Se renseigner sur toutes activités de l’Antenne pour une meilleure orientation des correspondants (appelants et visiteurs) ;
• Assurer le contrôle d’écran sécurité du bureau pour une meilleure visibilité des entrées et sorties du bâtiment ;

Voyages et contrats

• Préparer, traiter et faire le suivi des dossiers relatifs aux réunions, ateliers et aux voyages officiels du personnel;
• Préparer, introduire et assurer le suivi des contrats ;
• Archiver les dossiers conformément aux normes et procédures administratives; Maintenir à jour les dossiers physiques et électroniques ;

Exécuter toute autre tâche relevant de ses compétences en vue d’atteindre les objectifs généraux du bon fonctionnement de l’Antenne.

Responsabilité (F)

Communication (F)

Innovation (F)

Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)

Planification et organisation (F)

Culture du résultat (F)

Travail en équipe (F)

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

• Éducation secondaire, technique ou professionnelle avec qualification en marketing, Secrétariat ou administration ou tout autre domaine connexe.

Expérience Professionnelle

• Un minimum de 2 ans d’expérience, de préférence en marketing, Secrétariat ou administration ou tout autre domaine connexe.

Savoir-faire et compétences

• Capacité d’exécuter une variété de tâches et de tâches répétitives et routinières ;
• Capacité d’examiner les données, d’identifier et d’ajuster les écarts ;
• Capacité à gérer un volume de travail important, éventuellement sous des contraintes de temps ;
• Bonne connaissance des formules de politesse ;
• Connaissance détaillée et compréhension des meilleures pratiques et procédures de bureau, administratives et de secrétariat, connaissance approfondie des applications logicielles de bureau liées à la présentation de la gestion des données de traitement de texte ;
• Capacité d’organiser et d’exécuter plusieurs tâches en établissant des priorités ;
• Compétences en rédaction, communication, et sens de l’organisation;
• Solide connaissance en orthographe et grammaire pour rédiger et relire les correspondances et les autres documents;
• Connaissance des différents logiciels et outils utilisés pour les correspondances, rapports, graphiques, présentations, sites Web, etc. tels que Outlook, Word, Excel, Power Point, Typo3, etc.;
• Discrétion et bonne capacité à faire face efficacement à des personnes d’horizons culturels différents;
• Flexibilité d’ajuster les horaires de travail et les priorités;
• Bonne capacité d’adaptation, dynamisme, esprit d’initiative, discrétion et maturité du jugement. Avoir une bonne aptitude à travailler en équipe et sous pression.

Langues

• Maitrise du français et/ou de l’anglais et une bonne connaissance de l’autre langue.

QUALIFICATIONS SOUHAITÉES

Éducation

• Une qualification technique ou professionnelle dans un des domaines aux services de réceptionniste/standardiste est un atout.

Expérience Professionnelle

• Expérience de travail avec le système des Nations Unies et particulièrement avec l’UNESCO serait un atout.

Savoir-faire et compétences

• Bonne capacité d’adaptation, dynamisme, esprit d’initiative, discrétion et maturité du jugement.